Accedendo alla Webmail come utente postmaster è possibile creare uffici e successivamente le sale riunioni, disponibili per la prenotazione da parte di tutte le caselle di posta che gestisci. In questa guida è presente anche la procedura per la partecipazione degli utenti.
Come l'amministratore di posta può creare una sala riunioni
- Collegarsi alla Webmail;
- accedere con l'indirizzo email della casella postmaster e la relativa password;
- dal menu Altro rappresentato da nove puntini, selezionare Gestione caselle e dominio;
- nei menu di sinistra andare nella sezione Impostazioni dominio e poi premere Uffici e sale riunioni, da dispositivi mobile, prima premere l'icona con le 3 linee;
- premere il pulsante +Nuovo ufficio per aggiungere una nuova sede;
- indicare il nome dell'ufficio, l'indirizzo quindi cliccare Salva;
- quando l'ufficio compare nell'elenco sottostante, espandere quella sezione premendo ∨ ;
- cliccando il pulsante Aggiungi sala possono essere create una o più sale riunioni, per ognuna indicare il nome, la capacità (numero massimo delle persone) e le risorse a disposizione della stanza;
- premere Salva per confermare.
È possibile modificare sia gli uffici che le sale riunioni tramite l'icona della matita.
Come organizzare o partecipare a un evento
Gli utenti delle caselle di posta del dominio, inclusa la postmaster, possono organizzare riunioni o partecipare a degli eventi creati dai colleghi.
La gestione dell'organizzazione di un evento avviene attraverso il menu Calendario; se si utilizzano dispositivi mobile, per accedere prima seleziona l'icona con le 3 linee :
- premere + Nuovo evento;
- nel popup che viene aperto compilare i campi scegliendo il nome della riunione, data e orario, se si deve ripetere con cadenza periodica;
- per quanto riguarda il luogo dell'evento è possibile scegliere di compilare manualmente Inserisci il luogo dell'evento o scegliere una sala riunioni, utilizzando il pulsante + Aggiungi sala riunioni;
- Aggiungi gli invitati, il sistema suggerisce quelli utilizzati di frequente, ma è possibile indicare gli indirizzi email di quelli che si vuole, premendo Pianifica e mostra disponibilità degli invitati è possibile verificare il loro calendario condiviso;
- compilare gli altri campi e, al termine, cliccare Invia;
Il sistema invia un'email a tutti gli invitati, che possono accettare l'invito sia attraverso la loro Webmail che da un programma di posta semplicemente cliccando Sì alla domanda Parteciperai a questo evento? in alternativa è possibile scegliere No o Forse.