Archivio di sicurezza

Come funziona l'archivio

L’archivio di sicurezza è disponibile per il dominio, ma le caselle che devono utilizzarlo devono essere abilitate dall'amministratore della posta, è uno spazio dedicato dove viene salvata automaticamente dal sistema una copia dei messaggi inviati e ricevuti della casella. Si tratta di una copia di sicurezza automatica di tutti i messaggi e degli allegati, che può essere utilizzata, ad esempio, per recuperare messaggi cancellati dalla casella. 

Funziona solamente per i messaggi inviati direttamente all’indirizzo email con l’archivio attivo. Eventuali email recapitate a quell'indirizzo tramite forward (redirect) o alias non vengono archiviate. 

È disponibile uno spazio da 1 GB, ma può essere ampliato acquistando uno dei servizi che consentono l’aumento spazio tra GigaMail e SpazioMail Illimitato.  
È possibile accedere all'Archivio di sicurezza attraverso la Webmail o un qualsiasi altro programma di posta (per l'utilizzo tramite un programma deve essere attivata l'opzione Accesso all'Archivio tramite IMAP, come spiegato nella sezione successiva), per evitare di saturare lo spazio disponibile è possibile configurare le Opzioni di cancellazione per eliminare i vecchi messaggi dopo un certo periodo di tempo.

Come abilitare/disabilitare l'archivio

La possibilità di attivare l'archivio per una o più caselle del dominio e la configurazione dei parametri indicati in questa sezione è riservata all'amministratore di posta del dominio.

Gestire l'archivio:

  1. accedere alla Webmail, con la casella postmaster@nomedominio.estensione e la password;
  2. dal menu di sinistra premere Caselle, o, se da dispositivi mobile, premere prima l’icona con le 3 linee;
  3. nella schermata successiva viene mostrata la lista delle caselle di posta esistenti, se l'archivio è già attivo, nella sezione Spazio archivio si può vedere la quota occupata, altrimenti c’è il pulsante Attiva l’archivio, che porta in automatico alla gestione del servizio;
  4. se è attivo e si vuole disattivarlo o per ulteriori funzioni, cliccare sulla casella d’interesse;
  5. selezionare in alto il tab Archivio;
  6. premere Attiva, Disattiva;

Quando l'archivio è attivo il pannello propone ulteriori scelte per la configurazione:

  • di default l'impostazione è settata come Archivio in sola lettura, (non è permesso eliminare o spostare i messaggi archiviati), è possibile modificare questa impostazione cliccando sul selettore, se si vuole poter modificare o cancellare i messaggi archiviati;
  • per accedere all'archivio attraverso un programma di posta (ad esempio, Outlook o Thunderbird), in modo da poter visualizzare i messaggi archiviati o effettuare le operazioni che richiedono il permesso di scrittura, deve essere abilitato l'Accesso all'Archivio tramite IMAP, premere quindi il relativo selettore, (la sezione successiva di questa guida spiega come configurare l'accesso all'archivio tramite un programma di posta);
  • per evitare l'esaurimento dello spazio a disposizione per l'archivio conviene impostare le Opzioni di cancellazione in modo da eliminare in automatico i contenuti dopo un intervallo di tempo che può essere di impostato a 6/12/18/24/30/36/42/48 mesi, (la cancellazione effettiva dei materiali può avvenire 2-3 giorni prima o dopo la data prevista).

Per disattivare l'archivio, premere in alto Disattiva. Webmail chiede di confermare la volontà a procedere, ricordando che la disabilitazione della funzione comporta la perdita di tutti i messaggi e degli allegati conservati nello spazio archivio.

Come consultare l'archivio

Se è stato abilitato l'Accesso all'Archivio tramite IMAP, si può accedere allo spazio archivio in due modi:

dalla Webmail 

  1. Autenticarsi tramite la casella e la password;
  2. andare sul menu Altro rappresentato da nove puntini, poi selezionare Archivio;
  3. navigare tra le cartelle per consultare i messaggi presenti nello spazio.
  • All'interno della cartella In arrivo ci sono, raggruppati per mese, i messaggi ricevuti, salvati nelle cartelle di sistema e personalizzate. Si vedono tutte le email ordinate per data, ma le cartelle che li contenevano non saranno visibili;
  • all'interno della cartella Inviati ci sono i messaggi inviati;
  • se è abilitata l'opzione Archivio in scrittura (come indicato nella sezione precedente) si possono spostare o cancellare i messaggi che non si vuole conservare. Non possono essere cancellate le cartelle, ma solo il loro contenuto.

da un programma di posta (es. Outlook o Thunderbird, Mail, ecc.)

  1. l'amministratore della posta del dominio, deve abilitare l'Accesso all'Archivio tramite IMAP, come indicato nella sezione precedente;
  2. aprire il programma di posta;
  3. aggiungere un nuovo account utilizzando le seguenti impostazioni:

POSTA IN ENTRATA

  • Nome: scegliere liberamente, per esempio "archivio della casella nomecasella";
  • Indirizzo posta elettronica: scrivere l'indirizzo della casella di archivio tipo nomecasella_nomedominio.estensione@archivio.arubabusiness.it (per una casella che ha l'indirizzo nomecasella@nomedominio.it l'indirizzo di archivio sarà nomecasella_nomedominio.it@archivio.arubabusiness.it, l'indirizzo di archivio viene mostrato da webmail quando viene attivato);
  • Tipo di Protocollo: IMAP;
  • Tipo di cifratura: SSL o TLS;
  • Autenticazione: password;
  • Server posta in entrata: imaps.archivio.arubabusiness.it
  • Porta: 993.

POSTA IN USCITA (se richiesto dal programma)

La casella di archivio è progettata solo per sincronizzarsi con l'IMAP, ma molti programmi di posta quando viene inserito un nuovo account chiedono di configurare anche parametri del server di posta in uscita. Utilizzare questi:

  • Server di posta in uscita: smtps.archivio.arubabusiness.it
  • Porta: 465;
  • Tipo di cifratura: SSL o TLS;
  • nome utente e password sono gli stessi della posta in entrata.

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