L'Archivio di sicurezza permette la conservazione in uno spazio dedicato di una copia dei messaggi ricevuti e inviati attraverso le caselle di posta del dominio, lo spazio a disposizione di default è 1 GB, ma può essere ampliato in qualunque momento, acquistando uno dei servizi di aumento spazio tra GigaMail e SpazioMail illimitato.
È uno spazio dedicato dove viene salvata in automatico una copia dei messaggi inviati e ricevuti attraverso la casella di posta del dominio sulla quale è stato abilitato il servizio.
Funziona solo per i messaggi inviati direttamente all’indirizzo email con l’archivio attivo. Eventuali messaggi recapitati all'indirizzo tramite forward (redirect) o alias non vengono archiviati.
Si può accedere all'Archivio di sicurezza attraverso la WebMail o tramite un qualsiasi programma di posta elettronica, per l'utilizzo attraverso un programma deve essere attivata l'opzione Accesso all'Archivio tramite IMAP. L'amministratore della posta del dominio deve abilitare questa funzione per ogni casella desiderata.
Si tratta di una copia di sicurezza automatica di tutti i messaggi e allegati, che può essere utilizzata, ad esempio, per recuperare messaggi cancellati dalla casella.
Per evitare la saturazione dello spazio disponibile è possibile configurare le Opzioni di cancellazione per eliminare i vecchi messaggi dopo un certo periodo di tempo.
Abilitazione e disabilitazione dell’archivio
La possibilità di attivare l’archivio per una o più caselle è riservata all’utente postmaster:
- Accedere alla webmail;
- Cliccare il menu Gestione quindi Caselle;
- Selezionare la casella per la quale si desidera attivare l’archivio;
- Cliccare il tab Archivio ed attivare il servizio cliccando il selettore portandolo sul colore verde:
Una volta attivato il servizio il pannello propone scelte ulteriori per poter configurare la funzione:
l'archivio è impostato in sola lettura, significa che non è possibile eliminare o spostare i messaggi archiviati, è possibile cambiare questa impostazione cliccando sul selettore rosso accanto alla voce Archivio in scrittura spostandolo sulla posizione verde, se si desidera modificare o cancellare i messaggi archiviati; se si desidera accedere all'archivio tramite un programma di posta (es. Outlook o Thunderbird) per visualizzare i messaggi archiviati o effettuare le operazioni attivate con il permesso di scrittura indicato in precedenza, è possibile abilitare l'Accesso all'Archivio tramite IMAP cliccando il selettore accanto a tale voce portandolo dal rosso al verde. La sezione successiva della guida spiega come configurare l'accesso all'archivio tramite un programma di posta.
Per evitare l'esaurimento dello spazio di archivio è possibile impostare Impostazioni di cancellazione in modo da consentire l'eliminazione dei contenuti dopo un intervallo di tempo prestabilito 6/12/18/24/30/36/42/48 mesi, la cancellazione effettiva potrebbe avvenire 2-3 giorni prima o dopo la data prevista.
Per disattivare l'archivio procedere allo stesso modo, ma spostando il selettore sulla posizione rossa. La disattivazione della funzione comporta la perdita di tutti i messaggi e degli allegati conservati nell'Archivio per procedere confermare la scelta.
Come consultare l'Archivio
È possibile accedere allo spazio archivio per la consultazione o la gestione (se è stato abilitato l'Archivio in scrittura) dei messaggi in esso conservati in due modi:
Attraverso la webmail
- Autenticarsi con la propria casella;
- cliccare il menu Archivio;
- navigare tra le cartelle a sinistra per consultare i messaggi presenti nello spazio.
- All'interno della cartella Posta in arrivo saranno presenti raggruppati per mese i messaggi ricevuti, salvati nelle cartelle di sistema, le email saranno ordinate per data, ma le cartelle che li contenevano non saranno visibili;
- all'interno della cartella Posta inviata saranno presenti i messaggi inviati;
- se si abilita l'opzione Archivio in scrittura (come indicato nella sezione precedente) il sistema consente di spostare o cancellare i messaggi che non si desidera conservare, non è però possibile cancellare le cartelle, ma solo il loro contenuto.
Attraverso un programma di posta (es. Outlook o Thunderbird, Mail, ecc.)
- Attivare (l'operazione deve essere eseguita dall’utenza postmaster) l'Accesso all'Archivio tramite IMAP, come indicato nella sezione precedente;
- aprire il proprio programma mail;
- aggiungere un nuovo account utilizzando le seguenti impostazioni:
POSTA IN ENTRATA
- Nome: a scelta dell'utente, ad esempio "archivio casella nomecasella";
- Indirizzo posta elettronica: indirizzo casella di archivio tipo nomecasella_nomedominio.estensione@archivio.postassl.it (per una casella che ha l'indirizzo nomecasella@nomedominio.it l'indirizzo di archivio sarà nomecasella_nomedominio.it@archivio.postassl.it, l'indirizzo di archivio viene comunicato dal pannello in fase di creazione);
- Tipo di Protocollo: IMAP;
- Tipo di cifratura: SSL o TLS;
- Autenticazione: password;
- Server posta in entrata: imaps.archivio.postassl.it;
- Porta: 993.
POSTA IN USCITA (qualora fosse richiesto dal programma)
Per configurare un account, anche se la casella di archivio è progettata solo per sincronizzarsi con l'IMAP, molti programmi di posta richiedono l'inserimento dei parametri del server di posta in uscita. Utilizzare queste impostazioni:
- Server di posta in uscita: smtps.archivio.postassl.it;
- Porta: 465;
- Tipo di cifratura: SSL o TLS;
- Nome utente e password sono gli stessi della posta in entrata.