La Mailing list è una lista di indirizzi email destinati a ricevere specifiche informazioni e/o partecipare a discussioni via email su argomenti ed interessi comuni, dalla WebMail è possibile creare una Mailing List in modo professionale, grazie ai filtri e alle opzioni configurabili, la funzione è riservata ai soli utenti Postmaster.
Per accedere alla sezione dedicata alle Mailing List è necessario accedere con l'utente postmaster alla WebMail, entrare nel menu -Gestione-, successivamente cliccare la voce -Mailing List-, da qui è possibile eseguire le seguenti operazioni:
Creare una Mailing List
Per creare una nuova Mailing list cliccare sul tasto
Nella schermata che viene aperta indicare il nome che precede @nomedominio.tld dell'indirizzo che si desidera assegnare alla mailing list:
I parametri per la gestione della lista saranno definiti successivamente cliccando sulla mailing list creata, che compare immediatamente nell'elenco.
Gestire una Mailing List
Una volta creata una Mailing List è possibile personalizzarla utilizzando le varie funzioni offerte dall’interfaccia, cliccando con il tasto destro del mouse sulla lista da gestire e poi Modifica o selezionandola dall'elenco e cliccando il bottone in alto saranno disponibili una serie di opzioni per la sua configurazione:
Parametri generali
- Dalla voce -Dettagli mailing list- è possibile specificare:
- Indirizzo email del gestore della mailing list, è consigliabile impostare un indirizzo di posta del dominio;
- Prefisso da visualizzare nell'header dei messaggi, permette di inserire un breve testo che, tra parentesi quadre, viene anteposto nell’oggetto di tutti i messaggi inviati attraverso la lista.
- Alla voce -Tipo di mailing list- sono previste le seguenti opzioni:
- Aperta, la lista accetta i messaggi da qualsiasi indirizzo email mittente e lo smista in automatico a tutti gli iscritti;
- Aperta solo al dominio, la lista accetta solo i mittenti interni al dominio, gli altri mittenti sono rifiutati;
- Chiusa con rifiuto, la lista accetta i messaggi esclusivamente dagli iscritti, gli altri mittenti, inclusi i moderatori, ricevono un messaggio di rifiuto;
- Chiusa con approvazione, la lista accetta i messaggi dagli iscritti e dal moderatore, per messaggi provenienti da altri mittenti è necessaria approvazione;
- Moderata con rifiuto, la lista dopo aver ricevuto un messaggio invia al moderatore un'email per richiedere l’approvazione dell’invio solo se il mittente del messaggio è un indirizzo moderatore, altrimenti invia al mittente una comunicazione di rifiuto;
- Moderata con approvazione, la lista dopo aver ricevuto un messaggio da un qualsiasi mittente invia al moderatore un'email per richiedere l’approvazione dell’invio.
Si sconsiglia di abilitare l’opzione Aperta, in particolare per le liste dove gli iscritti sono numerosi, in quanto se uno degli iscritti utilizza la funzione -Rispondi a tutti- genererà un nuovo invio all'intera lista e non solo al mittente.
Le opzioni consigliate se la lista viene utilizzata per comunicazioni di vario genere sono Moderata con rifiuto o Moderata con approvazione.
- Da Opzioni mailing list è possibile configurare le seguenti opzioni:
- Invia risposte a: è possibile impostare a chi inviare le risposte degli iscritti ad un messaggio della Mailing list scegliendo tra il Mittente originale, la Lista completa (sconsigliato perché in questo modo si renderebbe Aperta la Mailing list) oppure a Questo indirizzo, specificando l’indirizzo desiderato;
- Includi un trailer alla fine di ciascun messaggio: il trailer può essere descritto come una firma che viene inserita in ciascun messaggio che la lista invia, il trailer viene aggiunto esclusivamente se il messaggio spedito alla lista è in formato testuale;
- Richieste servizio inviate a nomemailinglist-request@nomedominio.tld: l’opzione consente di scegliere se gli utenti possono inviare alla lista soltanto le richieste di sottoscrizione e cancellazione o anche altre tipologie di richieste.
- La Modalità digest se attivata fa in modo che i messaggi della lista non vengono inviati singolarmente agli iscritti alla lista digest, ma raggruppati in un'unica email che viene inviata solo se viene soddisfatta una delle condizioni scelta dal postmaster tra quelle disponibili:
- Tempo, è possibile personalizzare l'intervallo di invio su base oraria, settimanale o giornaliera, di default viene proposto ogni 2 giorni;
- Numero di messaggi, è possibile personalizzare il numero da raggiungere prima di inviare, di default viene proposto ogni 30 messaggi;
- Dimensione messaggi, è possibile personalizzare la dimensione da raggiungere prima di inviare, di default viene proposta la soglia a 64 KB.
- Amministrazione Remota: selezionando le opzioni di tale sezione viene abilitato l’invio dei comandi amministrativi da remoto, cioè tramite email, la funzione è riservata ai soli amministratori. Per maggiori informazioni sui comandi remoti è possibile consultare la guida dedicata.
Attivando la funzione -Attiva amministrazione remota solo per i moderatori- è possibile scegliere tra le ulteriori opzioni disponibili.
Selezionando Imposta una lista specifica di amministratori remoti (solo gli amministratori possono sottoscrivere, cancellare, accedere all'indice ecc…) solo gli amministratori della lista possono effettuare tali operazioni, gli utenti non possono iscriversi o cancellarsi dalla lista in modo autonomo.
È possibile, inoltre, abilitare per i moderatori le seguenti funzioni:
- Visualizzare la lista di iscritti ed effettuare ricerche;
- Modificare i file testuali (come ad esempio: trailer, messaggio, aiuto, ecc.): tale opzione consente di abilitare o disabilitare amministratori alla modifica dei messaggi di testo della lista.
- Richiesta di Sottoscrizione e Cancellazione: consente di configurare il comportamento del sistema in fase di iscrizione o cancellazione da parte di un utente. Scegliendo tra le seguenti opzioni:
- Invia all'iscritto un'email di conferma di sottoscrizione alla mailing list, tale opzione consente di abilitare l’invio di un messaggio all’utente iscritto per confermare l'iscrizione;
- Richiedi l'approvazione di un moderatore, attivandola se un utente richiede l’iscrizione, viene inviato un messaggio al moderatore che può approvare o meno;
- Invia all'iscritto un'email di conferma di cancellazione dalla mailing list, tale opzione consente di abilitare l’invio di un messaggio all’utente cancellato per confermare la cancellazione.
- Archivio messaggi: abilitando le opzioni nell'immagine viene creato uno storico completo di tutti i messaggi della lista, l’accesso a tale archivio può essere limitato ai soli moderatorio in alternativa, fornire un accesso Aperto a tutti o Limitato agli iscritti.
Iscritti
Per aggiungere iscritti alla Mailing list è possibile farlo nei seguenti modi:
- Inserendo manualmente e singolarmente gli indirizzi tramite il tasto Aggiungi iscritto (1);
- Caricando una lista di iscritti tramite il tasto Importa. È consentito caricare un file .csv (deve essere composto da soli indirizzi email posti su un’unica colonna, senza caratteri di separazione) (2).
È possibile eliminare un iscritto ad una Mailing list selezionandolo dall'elenco e cliccando il tasto Elimina.
È possibile esportare e salvare (sul proprio PC) l'elenco degli iscritti alla Mailing list, la lista viene salvata in formato Excel, consentendo di avere un backup. Per procedere è sufficiente cliccare sul pulsante
e salvare il file generato in automatico dal sistema.
Moderatori
Selezionando il tab Moderatori è possibile inserire o aggiungere moderatori per la Mailing list che si sta gestendo.
Amministratori
Selezionando il tab Amministratori è possibile visualizzare gli amministratori della Mailing list e gestire i permessi delle eventuali caselle ulteriori rispetto al postmaster.
E’ possibile tramite l’account Postmaster assegnare ad una o più caselle del dominio il ruolo di Amministratore, gli amministratori del servizio di posta diventano automaticamente anche amministratori delle Mailing List, per creare un Amministratore è possibile cliccare sul menu -Generale- ed agire attraverso il tab Amministratori.
Antispam
Selezionando il tab Antispam è possibile configurare il servizio per la Mailing list.
Sono consentite le seguenti operazioni:
- Sospendere o riattivare il servizio per la Mailing list attraverso il tasto ATTIVO/NON ATTIVO.
- Scegliere il comportamento in caso una mail in entrata venisse identificata come spam tra:
- Personalizzazione messaggio di spam: i messaggi segnalati come spam sono consegnati nella posta in arrivo, ma contrassegnati con un tag personalizzabile che di default viene suggerito come "*****SPAM*****".
- Rifiuto automatico: i messaggi vengono rifiutati automaticamente, non conservati nella WebMail ed al mittente viene fornita una notifica del rifiuto.
Mittenti bloccati e sicuri
Selezionando il tab Mittenti bloccati e sicuri, è possibile creare o gestire una white list e/o una black list per la Mailing list.
Inviare messaggi alla Mailing List
Per inviare un messaggio a tutti gli iscritti, una volta creata la Mailing list, è sufficiente scrivere una email da un mittente autorizzato in fase di configurazione, indicando nel campo A o CC del messaggio:
- nomemailinglist@nomedominio.tld
dove nomemailinglist va sostituito con il nome assegnato alla lista in fase di creazione e nomedominio.tld va sostituito con il proprio nome a dominio.
Tale invio può essere effettuato da qualunque programma di posta, dispositivo mobile o dalla WebMail.
Il nome della Mailing List deve essere indicato solo ed esclusivamente nel campo A o CC del messaggio.
Inserendolo nel campo CCN potrebbero infatti verificarsi malfunzionamenti.
Nel caso la Mailing list fosse stata configurata con l'opzione Solo gli iscritti ed il moderatore possono inviare, per messaggi provenienti da altri mittenti è necessaria approvazione o con l'opzione Solo i moderatori possono inviare, per messaggi provenienti da altri mittenti è necessaria approvazione il moderatore riceve un messaggio contenente le istruzioni per accettare l’invio.
Generalmente è sufficiente rispondere al messaggio con una email vuota.
L’invio di email ad utenti che non abbiano espressamente dichiarato la loro volontà di ricevere questo genere di comunicazioni, viene considerato SPAM.
Qualora questa eventualità si verificasse potrebbe comportare il blocco della casella di posta dalla quale viene inviata la Mailing list.
La richiesta di iscrizione alla Mailing List può avvenire, ad esempio:
- tramite apposito form sul sito;
- tramite invio di email con consenso esplicito.