Il servizio consente di utilizzare Uffici e sale riunioni: una funzione pensata per le aziende che devono gestire i meeting nelle sale riunioni della sede o di eventuali sedi fisiche sul territorio. Le sale riunioni, devono essere create dall'utenza postmaster del dominio di posta, potranno poi essere prenotate da tutte le caselle presenti del dominio. È una modalità veloce e pratica per la gestione degli incontri del personale.
Di seguito le operazioni possibili per l’utente postmaster e per gli utilizzatori delle caselle del dominio:
Gestione postmaster
Per creare un ufficio e/o una sala riunioni è necessario:
- Accedere alla WebMail con la casella postmaster e la relativa password;
- dal menu Gestione cliccare a sinistra su Uffici e sale riunioni;
- cliccare il tasto Crea un ufficio per aggiungere una nuova sede;
- inserire il nome dell'ufficio, l'indirizzo quindi cliccare Salva;
- una volta creato un ufficio, questo compare nell'elenco sottostante, cliccare Crea una sala per aggiungere una o più sale riunioni, per ognuna è possibile indicare un nome, la capienza indicativa* e le risorse a disposizione della stanza;
- cliccare Salva per confermare.
Sia gli uffici che le sale riunioni possono essere modificati o eliminati tramite gli appositi pulsanti presenti sulla destra:
* La capienza indicativa non è un limite tassativo per il numero dei partecipanti che si può invitare alla riunione.
Gestione utilizzatore
Per organizzare o partecipare ad un evento gli utenti che utilizzano le caselle di posta del dominio, incluso l'amministratore, possono organizzare riunioni o partecipare ad eventi organizzati da colleghi.
La gestione dell'organizzazione di un evento avviene attraverso il menu Calendario, all'interno della sezione, dal calendario Personale, cliccare sull'orario nella data prescelta e compilare i campi previsti dal menu contestuale.
La schermata prevede la possibilità di gestire le seguenti impostazioni:
- Scegliere il titolo;
- selezionare la sala o il luogo, le due opzioni solo alternative, per luogo si intende la location diversa da una sala o un link per una riunione online;
- indicare l'orario e la visibilità;
- dal menu Invitati e sale è possibile cliccare il pulsante Mostra disponibilità invitati e sale per verificare l'effettiva disponibilità di una sala per l'orario scelto ed indicare gli indirizzi email degli invitati, che possono essere inseriti attraverso il pulsante Aggiungi. Per le persone che non sono obbligate a partecipare è possibile cliccare la voce Facoltativo per un elenco separato a cui aggiungere i loro indirizzi;
- dai menu Descrizione, Ricorrenza e Altre opzioni è possibile gestire rispettivamente: un breve testo, se si desidera che l'evento si ripeta con una data cadenza e se si vuole gestire promemoria e colori.
Una volta cliccato Salva comparirà un messaggio per l’invio di una mail come avviso a tutti i partecipanti dell’evento, è possibile accettare l’invito via email ad una riunione sia attraverso WebMail che da un programma di posta cliccando Sì alla domanda Parteciperai a questo evento?, in alternativa è possibile scegliere Forse o No:
