La funzione permette di utilizzare l'opzione Multiutenza: un servizio pensato per consentire la gestione di una o più caselle di posta del dominio in collaborazione con più utenti, ciascuno con le proprie credenziali personalizzate.
Di seguito riportiamo le operazioni a disposizione in base al ruolo di amministratore di posta del dominio, di utilizzatore della casella da condividere e di collaboratore:
Gestione Multiutenza da postmaster
Per attivare la funzione occorre accedere alla WebMail con l’utente postmaster cliccare Gestione, dal menu Caselle, nell'elenco delle caselle, è visibile la colonna Multiutenza dove, se l'opzione è stata attivata, sono presenti 2 icone:
la prima rappresenta gli utenti già attivi (cioè quelli che hanno accettato la collaborazione e scelto la password personalizzata), la seconda gli utenti in attesa.
Azioni possibili:
- Attivare o disattivare la multiutenza su una casella. Occorre cliccare la sua riga nell'elenco dalla schermata di modifica e selezionare il tab Multiutenza, di default il selettore è impostato su disattiva, cliccandolo si attiva la funzione e si apre un menu contestuale. È possibile cliccare ora il pulsante Invita un collaboratore per inviare un'email alla casella (o più di una) scelta per collaborare alla gestione di questa casella, successivamente è mostrato l'elenco dei collaboratori che sono In attesa di conferma e delle Collaborazioni attive.
- Invitare un collaboratore. Occorre cliccare il pulsante omonimo seguendo i passaggi del punto precedente. Si apre una modale dove è possibile scegliere l’indirizzo del dominio a cui inviare la richiesta, il suo username (che avrà come indirizzo finale nomescelto/nomecasella@dominio.estensione), la lingua in cui inviare la comunicazione e la tipologia di accesso che avrà il collaboratore tra Completa (con permessi di lettura, modifica e invio messaggi), Lettura e modifica e Sola lettura. È possibile completare l'email che verrà inviata al collaboratore con un messaggio di testo personalizzato.
- Eliminare un collaboratore. È possibile eliminare un collaboratore cliccando sul nome della casella dall'elenco nel menu Gestione, poi sul tab Multiutenza ed infine cliccare il tasto -rimuovere- presente accanto a ogni collaboratore attivo o in attesa dall'elenco in basso.
- Controllare lo stato delle richieste di collaborazione. È possibile controllare gli utenti che hanno accettato la collaborazione e quelli in sospeso da Gestione > Caselle, controllando la colonna Multiutenza dell'elenco.
Per attivare la multiutenza è necessario che sulla casella sia attiva l'opzione Gestione password. Quando sono state già create delle collaborazioni non è possibile disattivare la multiutenza per quella casella se prima non si eliminano le collaborazioni.
Gestione Multiutenza da casella
Una volta attivata la multiutenza lato postmaster, accedendo alla webmail da una casella del dominio l’utilizzatore può decidere di consentire la gestione della propria casella a uno o più collaboratori con "speciali" credenziali personalizzate. A differenza dell'amministratore non può attivare o disattivare la multiutenza e può gestire solo le impostazioni di collaborazione della propria casella.
Per gestire la funzione occorre accedere alla WebMail con il proprio indirizzo di posta e la relativa password. All'interno del pannello occorre cliccare in alto Impostazioni e poi, a sinistra, Multiutenza.
Azioni possibili:
- Invitare un collaboratore. Cliccare il pulsante omonimo. Si apre una modale dove è possibile scegliere l’indirizzo del dominio a cui inviare la richiesta, il suo username (che avrà come indirizzo finale nomescelto/nomecasella@dominio.estensione), la lingua in cui inviare la comunicazione e la tipologia di accesso che avrà il collaboratore tra Completa (lettura, modifica e invio messaggi), Lettura e modifica e Sola lettura. È possibile completare l'email che verrà inviata al collaboratore con un messaggio di testo personalizzato.
- Eliminare un collaboratore. È possibile eliminare un collaboratore cliccando sul nome della casella dall'elenco nel menu Gestione, poi sul tab Multiutenza ed infine cliccare il tasto -rimuovere- presente accanto a ogni collaboratore attivo o in attesa dall'elenco in basso.
- Controllare lo stato delle richieste di collaborazione. È possibile controllare gli utenti che hanno accettato la collaborazione e quelli in sospeso dall'elenco nella parte bassa della pagina. Accanto a ogni collaboratore è indicata la tipologia di accesso scelta, che può essere modificata in ogni momento.
Collaboratori
Il collaboratore è colui che viene chiamato dall'amministratore della posta del dominio o dall'utilizzatore della casella a condividere la gestione di una casella di posta del dominio.
Quando l'amministratore di posta del dominio o l'utilizzatore della casella inviano una richiesta di collaborazione, al collaboratore arriva un'email con le istruzioni e un link dedicato, come quella di questo esempio:
Per partecipare alla gestione della casella è necessario aprire, da un programma di posta o dalla WebMail, il messaggio ricevuto e cliccare il link -ACCETTA RICHIESTA MULTIUTENTE- per aprire una pagina dedicata dove scegliere la propria password (seguendo i requisiti indicati sotto) e ripeterla. Al termine cliccare Salva password, utilizzando lo username indicato nella pagina e la password appena scelta, sarà possibile accedere alla casella condivisa sia attraverso WebMail che da un programma di posta.
